Si estás buscando la manera de reducir la duplicidad de trabajo y aumentar tu eficiencia, te tenemos la solución: ¡Un Sistema Integrado de Gestión!
Cualquier persona que tenga un negocio debe concentrarse en la labor de tratarlo como un proyecto. Para cumplir con ese propósito hay que seguir unos pasos que ayudan a realizar una gestión de calidad que tenga seguridad, salud y medio ambiente de manera coherente y exitosa.
Los principios básicos de una buena gestión involucran la consolidación de los sistemas. Cuando se habla de Sistemas Integrados de Gestión nos referimos a un conjunto de procesos que mejoran las diversas operaciones de la empresa y ayudan en su permanente innovación.
Veamos en qué consiste y cómo implementarlo:
Qué es un Sistema Integrado de Gestión y sus beneficios:
Se conoce como un Sistema Integrado de Gestión a un sistema que puede ser catalogado como único, que ha sido creado para la fusión de los sistemas formales existentes y la aplicación de las mejores estrategias específicas para la organización.
Entre los beneficios que se pueden tener de manera tangible se encuentran:
- Evitar la duplicación de esfuerzos.
- Emplear mejor el tiempo dedicado a la gerencia.
- Hacer un uso más adecuado de los recursos para hacer la implementación de los sistemas.
- Lograr que se logre una muy buena certificación.
- Reducir que se llegue a evitar la fatiga en las auditorias.
Pasos para la Implementación de un Sistema Integrado de Gestión:
- Con base en el monitoreo y la revisión periódica, se debe establecer un plan de proyecto detallado. Este plan debe ser aprobado por la Alta Dirección y la asignación de recursos que sean hechos por ella. Para ello se establece de manera detallada cuáles son los requerimientos y las expectativas relacionados con la integración.
- Declaración de la Alta Dirección de la organización en donde se exponga el propósito de la implementación de un Sistema de Gestión Integrado. En esta declaración se creará un equipo de trabajo para dicha implementación.
- Realizar un esquema en donde se pueda determinar cuáles son los objetivos de la integración, con base en un detallado plan de producción. Para este es indispensable hacer un análisis inicial estableciendo un cronograma de actividades de acuerdo con los siguientes aspectos:
- Oficialización del plan de implementación del SGI.
- Formalización de la estructura de funcionamiento y divulgación del plan, el cual irá dirigido a las personas que estarán directamente involucradas en las diferentes actividades.
- Generación del material de divulgación del plan, para todos los empleados utilizando medios, como medios de comunicación internos, circulares, memorandos y advertencias, entre otros.
- Se necesita la participación de las partes interesadas para establecer la forma en que se realizará la transición de los sistemas existentes en lo relacionado a los temas laborales, de calidad y medioambientales. Todo esto acorde a las normas ISO (Internacional Organization for Standardization) que es la Organización Internacional de Normalización, cuya principal actividad es la elaboración de normas técnicas internacionales.
- Realizar una capacitación y formación de los encargados de implementar el sistema de los miembros de Alta Dirección y los empleados que formarán parte del proceso. Esta capacitación se llevará a cabo mediante conferencias, cursos para el Nivel Ejecutivo, para Implementación del Sistema Integrado (SGI), en donde se discutirá cada elemento de normas ISO a integrar. Curso de formación para auditores internos, reuniones para motivación y divulgación del
- Todas las áreas de la organización deben clasificar y priorizar sus riesgos, peligros e impactos ambientales. Identificar y evaluar los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. También es indispensable analizar y comparar las normas con la legislación local y otros requisitos formales de la organización y adoptar medidas para la administración integrada del sistema.
- Al llegar a definir funciones como el de quién hace y qué hace, dónde lo hace y cómo lo hace, ayudará a formular las políticas que ayuden a idear las estructuras de control. Dichas políticas ayudarán a crear un buen diseño de procesos administrativos y comerciales de la organización. Para ello se establece un manual del sistema integrado el cual sirve para revisar y depurar la política unificada de Gestión de la Calidad, Ambiental y de la Seguridad y Salud en el Trabajo. De igual forma se necesita adecuar la estructura organizacional y la matriz de responsabilidades a los requerimientos del SGI. Además, ayuda a definir los objetivos, metas e indicadores del SGI.
- Elaborar la documentación del SGI, teniendo en cuenta los siguientes tópicos:
- Definir el modelo del sistema, esto incluye el saber cuáles son los documentos necesarios, exigidos por cada uno de los sistemas integrados.
- Designar grupos de trabajo para que se haga una buena elaboración o adecuación de cada documento.
- Definir cronogramas para cada documento.
- Realizar análisis críticos para lograr la homologación de documentos que cumplan funciones idénticas o similares.
- Se requiere que las partes interesadas compartan experiencias sobre cómo tienen relación los documentos entre sí. Hay que tener claro cuáles son los documentos clave y cómo será la nueva forma en que se establecerá el Sistema Integrado.
Finalmente se realizan los debidos ajustes del sistema, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Un análisis crítico hecho por parte de la Alta Dirección de la organización y los administradores del sistema.
- Adoptar las acciones correctivas necesarias, para que el sistema opere de manera integrada, comprobando su eficiencia.
- Definir la estructura necesaria para que se lleve a cabo el mantenimiento del sistema en el momento justo en que se necesite.
- Solicitar a un organismo certificador independiente, la certificación conjunta del sistema, conforme a las normas ISO que se hayan integrado en él.
Para concluir, podríamos decir que hoy, en la Era de la Globalización, con normas internacionales para gestionar diversos sistemas, la integración de sistemas se hace totalmente indispensable pues genera grandes beneficios y oportunidades ayudando a que las organizaciones sean cada día más competitivas.